1. Välj vad nyhetsbrevet ska hjälpa till med
Skriv ett mål som går att följa upp. ”Skicka oftare” beskriver aktiviteten. ”Hjälpa befintliga kunder att börja använda en funktion” beskriver vad utskicken ska bidra till.
Ett företag kan ha flera mål, men ett enskilt mail behöver en tydlig prioritering. Välj exempelvis att få en relevant fråga besvarad, en anmälan slutförd eller en funktion aktiverad. Bestäm vilket system som kan visa att det steget har genomförts.
Exempel i den här guiden: ett påhittat företag säljer ett bokningsverktyg. Nyhetsbreven ska hjälpa kundernas administratörer att använda självservice för ombokningar. Planen är ett arbetsunderlag, inte ett kundresultat.
2. Bestäm vem som ska få vilket innehåll
Utgå från mottagarens situation. En person som just börjat använda verktyget behöver andra förklaringar än den som redan kan det. En möjlig kund behöver förstå erbjudandet innan en detaljerad inställningsguide blir användbar.
I exemplet väljer vi administratörer hos befintliga kunder som har valt att få produktnyheter. Vi anpassar innehållet efter om funktionen är aktiverad, om den uppgiften finns och är tillförlitlig. Saknas uppgiften skriver vi en gemensam version som tydligt skiljer på ”kom igång” och ”ni som redan använder funktionen”.
Bestäm mottagarvillkor och avregistrering innan utskick. Räkna även in andra mail, SMS och appnotiser som samma person kan få. En kalender per kanal räcker inte för att se hur tät den samlade kontakten blir.
3. Gör en plan för tre månader
Här planerar vi två nyhetsbrev per månad. Det är ett exempel på arbetsrytm, inte en rekommendation för alla företag. Anpassa efter innehåll, mottagarnas förväntningar och er kapacitet. Skicka bara när det finns en tydlig anledning.
Dra tabellen åt sidan för att se hela planen.
| Period | Två utskick att planera | Mottagarens nästa steg | Följ upp |
|---|---|---|---|
| Månad 1 Kom igång | 1. Visa hur kunden kan boka om själv. 2. Förklara hur administratören väljer en tidsgräns för ombokning. | Läsa guiden och aktivera funktionen om den passar verksamheten. | Aktiveringar och frågor som hindrar någon från att komma igång. |
| Månad 2 Få rutinen att fungera | 1. Visa ett tydligt bokningsmail. 2. Förklara hur en påminnelse kan komplettera bekräftelsen. | Kontrollera sina mallar och påminnelser. | Genomförda ändringar där de går att mäta, samt relevanta svar. |
| Månad 3 Följ upp behovet | 1. Besvara en vanlig fråga från de tidigare utskicken. 2. Erbjud en genomgång för dem som fortfarande behöver hjälp. | Svara med en fråga eller boka en genomgång. | Relevanta svar och genomförda bokningar. |
Kontrollera att funktionerna i innehållet faktiskt finns för de mottagare ni väljer. Den som redan har aktiverat något ska få hjälp att använda det, inte upprepade uppmaningar att börja.
4. Fördela ansvar innan ni fyller kalendern
Utse en person som samlar underlag och en som fattar beslut om utskicket. Samma person kan ha båda rollerna, men ansvaret behöver vara tydligt.
- Underlag: produkt- eller kundansvarig bekräftar fakta, tillgänglighet och länkar.
- Produktion: den som gör nyhetsbrevet tar fram text, mall och mottagarurval.
- Godkännande: utsedd ansvarig godkänner innehåll, mottagare och tidpunkt efter test.
- Uppföljning: en namngiven person läser resultat och svar och föreslår nästa förbättring.
Boka in uppföljningen samtidigt som utskicket. Då blir resultatet ett underlag till nästa mail.
5. Använd samma korta brief varje gång
Kopiera frågorna till er utskicksplan och besvara dem före produktion:
- Mottagare
- Vilken grupp ska få mailet, och vilka ska undantas?
- Uppgift
- Vad ska mailet hjälpa mottagaren att förstå eller göra?
- Innehåll
- Vilka fakta, exempel och länkar behöver finnas med?
- Nästa steg
- Vad ska den viktigaste länken leda till?
- Ansvar
- Vem lämnar underlag, producerar, godkänner och tar hand om svar?
- Tid och uppföljning
- När skickar vi, vilket mått följer vi och när fattar vi nästa beslut?
När briefen är klar kan ni gå vidare till text och design. Använd sedan vår checklista före utskick.
6. Låt nästa plan bygga på det ni lärde er
Efter varje utskick: notera leveransfel, relevanta svar och den aktivitet ni valde som mål. Om ett mail leder till samma fråga från flera kunder kan nästa utskick förklara just den saken. Om någon klickar men inte kommer vidare behöver ni även granska sidan eller funktionen efter länken.
En registrerad öppning är inte ett säkert läsbevis. Apples integritetsskydd i Mail kan hämta innehåll i bakgrunden även när personen inte öppnar mailet. Läs Apples beskrivning och vår guide till att mäta e-post.
Efter tre månader väljer ni vad ni ska fortsätta med, ändra eller sluta skicka. Jämför liknande mottagargrupper och redovisa både antal och andelar. Om ni saknar uppgifter om aktiveringar ska rapporten säga det; klick ersätter inte det måttet.
Vill ni ha hjälp att göra planen till utskick?
Posty kan hjälpa er med strategin, producera utifrån er plan eller hålla ihop det löpande arbetet. Vi börjar med ert behov och er befintliga plattform.
Se hur vi hjälper företag med nyhetsbrev, eller berätta vad ni vill få ordning på. Omfattning, ansvar och pris bestäms innan arbetet börjar.