Så fungerar det i praktiken
Mailets huvuduppgift är att hjälpa mottagaren med det som precis har hänt. En bokningsbekräftelse behöver exempelvis visa rätt tid, plats och möjlighet att ändra bokningen. Uppgifterna måste stämma med systemet som utlöser mailet. Därför behöver text, mall och data granskas tillsammans. En snygg bekräftelse är fortfarande fel om bokningen bara väntar på godkännande.
Ett konkret exempel
Ett illustrativt bokningsmail säger: Din tid är bokad den 8 oktober kl. 10.00. Här hittar du adressen och länken för att boka om. Nästa steg är tydligt och mottagaren behöver inte leta i ett tidigare mail. Testa också vad som händer när en adress saknas eller kunden ändrar tiden efter att bekräftelsen skickats.
Det här behöver ni tänka på
Blanda inte ihop ett ärendemail med ett fritt utrymme för kampanjer. Håll den nödvändiga informationen först och bedöm eventuellt marknadsförande innehåll separat. Dokumentera vem som äger mallen och vem som ansvarar för rätt data. När något går fel behöver ni kunna följa en viss händelse från systemet till det mail som faktiskt skickades.
TA HJÄLP AV POSTY
Gör bekräftelserna lika genomtänkta som köpet.
Vi går igenom era order- och bokningsmail, förtydligar beskeden och tar fram mallar. Tillsammans med systemansvarig testar vi att rätt uppgifter och nästa steg följer med.
Vi bestämmer omfattning och fast pris före start.